Năm 2024 có thể được coi là năm bứt phá, có nhiều đổi mới sáng tạo trong hoạt động của Thường trực HĐND huyện khi triển khai thực hiện được nhiều mô hình thiết thực phục vụ cho hoạt động của HĐND và nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội của địa phương. Trong đó, phải kể đến mô hình “Phòng họp không giấy” - một trong những giải pháp hiệu quả được thực hiện gần 1 năm nay đã đáp ứng yêu cầu đổi mới, sáng tạo, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, thực hiện chuyển đổi số gắn với cải cách hành chính trên địa bàn huyện.
Một buổi họp không giấy triển khai tại HĐND huyện trong năm 2024
Tại kỳ họp chuyên đề thứ 14 tổ chức vào tháng 4/2024, HĐND huyện Lạc Dương đã triển khai thí điểm mô hình “Phòng họp không giấy” đối với các đại biểu HĐND huyện. Sau gần 1 năm triển khai, có thể thấy được hiệu quả rõ rệt của mô hình này đó là giảm văn bản giấy tờ, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác… Qua đó, góp phần tích cực vào công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số hướng đến xây dựng chính quyền điện tử. Phó Chủ tịch HĐND huyện Đỗ Khắc Lợi cho biết: Qua triển khai thực hiện “Phòng họp không giấy” rất tiện ích, giúp thường trực HĐND huyện tổ chức quản lý điều hành chuyên nghiệp hơn; giảm tối đa thời gian họp, thời gian lấy ý kiến, biểu quyết, qua đó, nâng cao chất lượng cuộc họp.
Các đại biểu dự họp sử dụng máy tính hoặc ipad, smartphone để tra cứu tài liệu
Ông Lương Đăng Thảo - Chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND huyện cho biết: Trước đây để phục vụ mỗi một cuộc họp của HĐND huyện, cơ quan tham mưu giúp việc phải dành thời gian từ 5 đến 7 ngày chuẩn bị in ấn tài liệu và gửi phát nhanh tới đại biểu HĐND huyện với kinh phí trung bình từ 15 đến 20 triệu đồng/01 kỳ họp, từ 01 đến 02 triệu đồng/01 phiên họp của Thường trực và các Ban HĐND huyện. Tổng kinh phí trung bình hàng năm khoảng từ 100 đến 120 triệu đồng. Công tác chuẩn bị cũng như in tài liệu được thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian, tốn giấy mực và còn bị nhầm lẫn văn bản trong quá trình sắp xếp tài liệu; có trường hợp nhầm trang, thiếu trang văn bản, lẫn nội dung các văn bản với nhau; tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện; việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ phải thực hiện lại công đoạn in tài liệu từ đầu, không kịp thời. Tuy nhiên với mô hình này, đã giúp HĐND huyện tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và đem lại hiệu quả rất thiết thực.
Những ý kiến đóng góp của đại biểu được gửi lên phần mềm “Trợ lý ảo” để chủ tọa cũng như toàn thể đại biểu nắm bắt tại kỳ họp
Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, HĐND huyện đã đầu tư kinh phí, trang bị máy móc, tổ chức tập huấn và triển khai sâu rộng tới các đại biểu mô hình “Phòng họp không giấy”. Với mô hình này, các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: Máy tính, ipad, smartphone... để tra cứu, khai thác tài liệu từ phần mềm thay vì sử dụng nhiều văn bản giấy cồng kềnh như trước đây. Toàn bộ quy trình của “Phòng họp không giấy” được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử. Bên cạnh đó, mô hình còn tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: Sơ đồ phòng họp, đăng ký phát biểu, quản lý thành phần tham dự, biểu quyết kết hợp ký số... Thời gian đầu khi mới triển khai, nhiều đại biểu còn lúng túng và có tâm lý ngại thay đổi phương pháp truyền thống nhưng chỉ sau một số cuộc họp, những đồng chí trước đây còn hạn chế về công nghệ thông tin nay đã thao tác thuần thục hơn, quen với phương thức làm việc trên không gian mạng hơn. Đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu nên chất lượng của các cuộc họp cũng được nâng cao.
Có thể khẳng định: Việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang “Phòng họp không giấy” đã góp phần rất tích cực trong công tác chuyển đổi số và cải cách hành chính của huyện Lạc Dương trong giai đoạn hiện nay; là cơ sở quan trọng hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số tại huyện Lạc Dương, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành dựa vào dữ liệu số. Qua đó, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, hướng đến tạo lập môi trường làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi. Sau thành công của việc triển khai “Phòng họp không giấy”, HĐND huyện có thêm động lực để tiếp tục phát huy, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nhằm góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác trọng tâm hàng năm.
NGUYỄN HIỀN